会务接待服务是各类活动中必不可少的一项，尤其是在举办一些大型会议、活动的时候，为了展现主办方的热情周到以及对参会者的重视，时常会针对不同重要性的参会者安排相应的会务接待服务。由于参会嘉宾的航班到站时间不统一，安排会务接待车辆的班次、数量也会随之调整。如何保证服务的质量的基础上，尽可能地避免一些突发状况，顺利的完成会务接待服务是每个会务接待工作开始前要思考的问题。

金惠会展十二年专注一站式会务服务，在相关领域具有丰富的实战经验。制定了金惠会展会务接待服务的专业流程。

金惠会展接机八要素！

1、接收接机信息，确认航班和客人信息

2、发送接机短信，做好信息沟通和接机准备

3、出车前检查，确保车况良好，卫生干净

4、关注航班信息，确认抵达时间，提前到达机场

5、航班抵达，主动联系与迎接

6、服务周到，引导客户上车

7、适时交流，满足客户要求

8、到达目的地，做好交接工作

会前：

1、 提前与参会者做好沟通，了解参会人数：提前联系参会者，弄清具体参会人数及其落地时间和要求到达会场、酒店的时间。建议把每个人的两个时间要素罗列在一张表格上，进行统筹整理。这是整个活动中最繁琐的一项，但也是保障后续工作顺利进行的前提条件。

2、 调度车辆、人员：在充分把握每个参会者的到场时间后，安排好车辆、人员。并可以根据实际情况提前给司机、会务接待人员做事前培训，对其着装、语言等进行规范，让客户感受到接待工作的专业性。

会中：

1、 做好应急预案：机场航班落地时间是个随机性较大的事件，提前做好应急预案，如安排多余车辆、工作人员、在客户等待的时候如何安抚其情绪等等。

2、 积极进行现场把控：任何活动准备再充分也难免发生预料之外的事情，对此一定要有心理准备。随机应变，灵活把握是对管理人员的极大考验，面突*况一定要主动，避免事件发展超出控制。对此一定要有心理准备。

会后：

向客户回访：活动之后可以真诚地要求客户对本次工作进行评价，优点、不足都是今后提高工作质量的依据。

金惠会展会务接待服务案例分享:

2018年11月5日，2018年中国企业文化建设（西安）峰会，300+来自全国各地的参会者。

2017年12月13日，第十二届孔子学院大会高规格接待。

2018年5月11日，2018丝绸之路品牌国际论坛，丝博会的重要嘉宾。

2017年9月20日，欧亚经济论坛，副部级领导高规格接待。

2017年4月15日，第三届中国康复论坛，美国、荷兰等国家嘉宾接待。