为了让HR、行政人高效搞定年会，西安年会策划公司-金惠策划今天用9个步骤，帮你梳理企业年会策划中的关键步骤。导图如下：

第1步：定义问题

年会是一项商业行为，其目的是为了解决商业和组织问题。因此，只有首先☆地描述问题，才能办成一场成功年会。我们将“问题”定义为“现状和期待之间的差距”（问题=期待-现状），那么年会调研需要明确2点：

现状：公司现状是什么？2021的运行状况如何？人们认为公司现状如何？是如何行动的？

期待：公司去往哪里？2022年公司的战略目标是什么？实现这个目标，需要同事有什么共识？需要作出何种行动？

年会的使命，就是通过活动，影响员工的信念和行为，缩小业绩差距。

公司团队是否有很多新人，需要整合和培训？——团建培训，增强交流

公司快速发展期，是否要提出新的目标，激励人心？是否需要战略资源整合？——达成共识，树立目标留下来的团队是否要进行激励？——回顾、表彰

了解公司期待和现状，需要从老板和员工两方面入手了解，并最终产出年会的方向。

第2步：活动概念

2.1确定概念和主题

定义好你要解决什么问题之后，就可以自然而然提出活动概念，常见的年会概念包含：

2.1.1、提出新目标

2.1.2、凝聚团队

2.1.3、奖励团队

处于成长期的公司，业务在高速发展，年会的目的大多是加油鼓劲儿，集中表现奋斗、拼搏 等主题。而到了成熟期，年会目的更侧重增强团队凝聚力，因此主题就相应的侧重打人文牌，走温暖路线。

继而围绕这个活动目的，延伸出一句年会主题（slogan）。一个☆的slogan

往往直指“问题”，同时在表达上足够简洁、有力、新颖，使得参会人可以记得住、好理解。（今年我们会再出一篇关于slogan的文章，大家可以持续关注。）

2.2、确定活动目标

确立年会要解决什么问题和概念后，要一般要遵循SMART原则，即：具体、可测量、可实现、相关性、时限性，将概念拆解为目标。

2.3、初步构想举办时间、人数、地点

这是三个最重要的锚点。

1.定好举办时间，活动筹备就进入倒计时，还会影响参加者决策、供应商价格。

2.确定年会规模（活动面积、人数），才能确定场馆选择、酒店、餐饮、交通、运营计划（如会场布置、用餐方式、停车、洗手间等运营配套设施、人力资源等）。

3.确定举办地点，才能决定了场地、各类设施和服务的采购，甚至作为核心创意点贯穿活动策划。

第3步：项目计划

至此，我们已经确定项目的边界，包括活动概念、目标、主题、时间、地点、人数。为了进一步推进年会落地，还需要向老板确认“人”“财”“计划”。

3.1、预算和财务

活动预算不能局限于数字，而应该充分考虑变动。

1.固定成本（35%），包含策划、场地、搭建和布置、文艺活动等

2.可变成本（50%），包含餐饮、住宿、旅行、礼品、停车等

3.应急成本（15%）

3.2、进度安排

项目组还要制定一个年会筹备时间表，拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点，保证整个筹备工作有条不紊。年会筹备，总体可以分为5个周期。

1.启动期（概念、主题、财务资源、人力资源、计划）

2.计划期（场地，及其他各项资源和服务的标准制定）

3.筹备期（动员、收集、采购、对接、管控各项资源）

4.现场执行期（保证正确的资源，正确运转）

5.总结期（总结优劣，形成文档以备提升）

活动进度管理可以用甘特图来呈现，并且将任务拆分到负责人进行管理。

3.3、组建项目小组

整个年会项目的策划执行团队，不需要太多分工和部门，主要有2个要求：

① 高效沟通方便跨部门工作的开展；

②管理老板与同事的预期。筹委会的人员构成一定是有老板和各部门的同事在里面，如此一来，信息可以及时同步给公司上下，跨部门的支持工作开展起来也更顺利（尤其是要各部门出节目）。除此之外，还需要各种供应商提供服务。这点我们在第6步进一步讲述。

第4步：创意和策划

第5步：场地选择和规划

第6步：活动现场设计，及服务商选择和管理

第7步：现场管理

第8步：风险管理

第9步：总结和评估

后续步骤请关注金惠策划公众号下期讲解。